LAPORAN ANALISIS PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN PELITA

Dosen Pembimbing :

Fitriati Akmila, S.E ., M.com.

Nama Kelompok:

1.     Hendy Yudho Wilarso                       12312339

2.     Affan Zanuar Rafsanjani       12312377

3.     Safri Fathurrizki                     12312389

4.     Arief Ludvi Ichtiarto              12312390

5.     Reza Virgiawan                      12312478

Fakultas Ekonomi

Jurusan Akuntansi

Universitas Islam Indonesia

Yogyakarta

2013

I.                  Tinjauan Umum Perusahaan

I.1     Deskripsi Perusahaan

Nama Perusahaan                            : Toko Bahan Bangunan Pelita

Pemilik Perusahaan                         : Drs. Suradji

Tanggal Berdiri Perusahaan            : 14 Agustus 1994

Alamat                                             : Jl. Raya Bakulan km. 14,3 Jetis, Bantul, Yogyakarta

Kode Pos                                         : 55781

No. Telp                                          : (0274)367503

Bidang Perusahaan                          : Toko Bahan Bangunan

Jumlah Pegawai                               : 10 orang
Struktur Perusahaan                        : I. Pimpinan Perusahaan

                                                         II. Bagian Keuangan

                                                        III. Bagian Kasir

                                                        IV. Bagian Pengorderan & Hutang

Modal Awal                                    : Rp. 2,000,000.-

Omset Awal                                    : Rp. 500,000.-

Omset Sekarang                              : Rp. 30,000,000.-/bulan

Waktu kerja                                     : 08.00-16.30 WIB (setiap hari)

I.2     Tujuan Perusahaan

         Pendirian toko bahan bangunan Pelita ini bertujuan untuk pengembangan penjualan bahan bangunan terutama di kawasan Bantul Yogyakarta. Selain itu dapat membantu menopang pemenuhan kebutuhan ekonomi bagi keluarga.

I.3     Visi dan Misi

A.    Visi Perusahaan

“ Memperbesar perusahaan sehingga menjadi penyedia bahan bangunan terbesar di kawasan Bantul Yogyakarta dan memperbanyak relasi sampai keluar kota”

B.     Misi Perusahaan

1.      Membantu meningkatkan pemenuhan ekonomi bagi keluarga.

2.      Menciptakan lapangan kerja baru.

3.      Membangun kerja sama yang baik dengan distributor.

II.2             Mekanisme Proses Penjualan

A.    Bagian Kasir

Konsumen datang langsung ke toko bahan bangunan Pelita, konsumen memilih barang melalui catalog yang telah tersedia dan untuk kemudian pihak bagian gudang mengecek persediaan barang, apabila barang tersedia proses dapat dilanjutkan. Bagian gudang menyiapkan dua rangkap data persediaan barang yang dipesan oleh konsumen. Rangkap kedua diberikan kepada bagian kasir yang akan digunakan untuk membuat slip penjualan. Sedangkan rangkap petama digunakan untuk proses berikutnya di bagian gudang. Bagian kasir membuat slip penjualan yang terdiri dari tiga rangkap, rangkap pertama (putih) untuk konsumen, rangkap kedua (kuning) disimpan oleh bagian kasir, sedangkan rangkap ketiga (pink) akan dibawa ke bagian akuntansi. Rangkap pertama disimpan oleh konsumen dan untuk selanjutnya konsumen akan membayarkan uang sejumlah barang yang ia beli. Setelah melakukan pembayaran bagian kasir akan membuat data tentang transaksi pembayaran tersebut dan data tersebut akan digunakan oleh bagian akuntansi dalam pencatatan pembukuan.

B.     Bagian Gudang

Bagian gudang berfungsi untuk melanjutkan pesanan pelannggan. Setelah pelanggan memilih barang melalui catalog maka proses selanjutnya akan dilanjutkan oleh bagian gudang. Proses pengecekan barang akan dilakukan setelah mendapat konfirmasi dari pelanggan mengenai pesanan barang, apabilabarang tersebut tersedia di gudang maka proses dapat dilanjutkan. Kkemudian bagian gudang akan membuat data persediaan barang yang dipesan oleh konsumen yang terdiri dari dua rangkap. Rangkap kedua diberikan kepada bagian kasir yang akan digunakan dalam pembuatan slip penjualan. Sedangkan rangkap pertama akan digunakan oleh bagian gudang untuk mengupdate data persediaan barang yang ada pada gudang. Dalam menngupdate data persediaan barang,  bagian gudang juga akan menghasilkan data mengenai barang yang akan dikirim dari gudang kepada konsumen. Data tersebut akan diberikan kepada bagian pengiriman bersamaan dengan barang yang dipesan oleh konsumen.

C.    Bagian Pengiriman

Bagian pengiriman akan menerima data mengenai pesanan barang dari konsumen yang akan dikirimkan. Data tersebut diterima bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan barang yang akan dikirim kepada konsumen. Kemudian barang tersebut akan dimasukkan kedalam mobil dan dikirimkan kepada konsumen. Pihak bagian pengiriman akan mengetahui alamat konsumen melalui data barang yang dikirim tersebut.

D.    Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi akan mendapatkan dua data dari bagian kasir. Data pertama yaitu mengenai data transaksi penjualan yang berupa slip penjualan rangkap ketiga (pink). Data kedua berupa data pembayaran dari konsumen yang sebelumnya dibuat oleh bagian kasir. Dari kedua data tersebut bagian akuntansi akan mencatat kedua transaksi tersebut ke dalam pembukuan yang selanjutnya kan dibuat sebuah laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut akkan diberikan kepada pimpinan perusahaan dan disimpan oleh pimpinan perusahaan. Dari laporan keuangan tersebut akan diketahui perkembangan dari perusahaan tersebut. Selain itu laporan keuangan juga bias digunakan untuk mengetahui apakh peruusahaan tersebut mendapatkan laba atau rugi utnuk akumulasi dari segala transaksi dalam perusahaan tersebut.

II.               Temuan dan Analisis Perusahaan

Kelemahan :

1.      Pencatatan dan input data masih menggunakan proses secara manual

Slip penjualan atau nota penjualan dibuat dalam 3 rangkap, rangkap pertama (putih) diberikan kepada konsumen, rangkap kedua (kuning) disimpan oleh bagian kasir, sedangkan rangkap ketiga (pink) disimpan oleh bagian akuntansi. Ketiga rangkap nota penjualan tersebut dibuat bersamaan dengan penggunaan kertas karbon. Permasalahan yang muncul di dalam toko bahan bangunan Pelita adalah lambatnya proses pencatatan slip penjualan jumlah barang yang tersedia. Lambatnya proses pencatatan tersebut dikarenakan slip penjualan masih dibuat dengan menggunakan proses manual (tertulis tangan).

2.      Kurangnya pengamanan pada bagian gudang

Pada toko bahan bangunan Pelita terdapat bagian gudang yang mengurusi tentang persedian barang dalam perusahaan. Di dalam bagian gudang ini terdapat satu pegawai yang bertindak dalam pengecekan barang persediaan. Di dalam divisi ini tidak terdapat pencatatan serta penyimpanan slip penjualan. Hal tersebut dapat memunculkan fraud terutama dalam pencurian terhadap persediaan barang yang dilakukan oleh pegawai pada bagian gudang.

3.      Tidak terdapatnya nama kasir yang bersangkutan ketika transaksi pada nota penjualan.

Pada slip penjualan yang dibuat oleh kasir tidak terdapat pencantuman nama kasir yang berwenang dalam setiap transaksi penjualan. Hal tersebut tertunya akan mengakibatkan fraud. Fraud dapat terjadi ketika ada kompalin dari konsumen mengenai transaksi penjualan yang dilakukan oleh kasir. Konsumen dan pihak perusahhan akan sulit mengecek kevalidan data dikarenakan tidak adanya otoritas khusus yang berwenang terhadap nota penjualan tersebut.

4.      Tidak terdapatnya sistem penomoran pada nota penjualan

Slip penjualan yang diterbitkan oleh toko bahan bangunan Pelita tidak mencantumkan nomor penjualan. Pada nota penjualan hanya terdapat sistem penanggalan saja. Bagian akuntansi akan mengurutkan data transaksi hanya berdasarkan tanggal transaksi. Dalam hal ini  tentunya akan memperlama proses pengecekan data transaksi penjualan.

5.      Perekrutan tenaga kerja hanya berdasarkan sifat kepercayaan.

Pada toko bahan bangunan Pelita terdapat 5 karyawan, satu karyawan pada bagian kasir,satu kayawan pada bagian gudang, dua karyawan pada bagian pengiriman (satu orang sebagai sopir), dan satu karyawan pada bagian akuntansi yang bertugas dalam pencatatan pembukuan. Kelima karyawan tersebut direkrut oleh pimpinan perusahaan hanya melalui kepercayaan saja. Kelima karyawan tersebut kebanyakan berasal dari tetangga ataupun dari saudara dari pimpinan perusahaan. Tidak terdapat kriteria khusus dalam perekrutan karyawan di dalam perusahaan serta tidak adanya tes dalam perekrutan karyawan. Hal tersebut tentunya akan memunculkan dampak yang tidak baik terhadap perusahaan. Ketidaktahuan kemampuan dari setiap karyawan akan merugikan proses bisnis di dalam perusahaan.

Kelebihan :

1.      Pemilik perusahaan terjun langsung ke lapangan untuk mengawasi segala kegiatan pada perusahaan.

Di dalam toko bahan bangunan Pelita ini terdapat satu karyawan di bagian kasir. Ketika kasir tidak berangkat atau ada kesibukan lain maka kasir akan digantikan oleh pimpinan perusahaan. Selain itu rumah dari pimpinan perusahaan tersebut hanya bersebelahan dari toko tersebut. Jadi  pengawasan dari pihak pimpinan perusahaan dapat dilakukan setiap hari. Pihak pimpinan perusahaan selalu mengecek segala transaksi yang ada pada toko tersebut. 

2.      Nota penjualan dibuat 3 rangkap, rangkap pertama (putih) untuk konsumen, rangkap kedua (kuning) untuk bagian kasir, sedangkan rangkap ketiga (pink) untuk bagian akuntansi. Slip penjualan berwarna kuning dan pink untuk selanjutnya akan disimpin di masing-masing divisi. Kedua slip penjualan tersebut akan digunakan dalam proses pengecekan barang yang sesungguhnya ada dengan barang yang telah ditulis dalam pembukuan.

3.      Terdapatnya pencatatan pembukuan pada bagian akuntansi.

Pada perusahaan yang didirikan oleh bapak drs.Suradji ini terdapat empat divisi  dibawah pimpinan perusahaan. Salah satu divisi tersebut adalah bagian akuntansi. Pada bagian akuntansi ini terdapat satu karyawan. Tugas dari bagian akuntansi ini adalah melakukan pencatatan mengenai proses keuangan di dalam perusahaan. Dan pada akhir pekan karyawan akan  melakukan rekonsiliasi atau pengecekan antara pembukuan dengan jumlah barang yang ada pada toko. Dari prosees pembukuan tersebut akan dihasilkan laporan keuangan bulanan yang selanjutnya laporan tersebut akan menjadi pedoman perusahaan guna menentukan laba ataupun rugi yang diperoleh oleh perusahaan.

4.      Lokasi gudang dengan toko menjadi satu.

Toko bahan  bangunan Pelita ini menerapkan sistem satu atap. Semua divisi dibawah kepemimpinan pimpinan perusahaan terdapat pada satu tempat. Pada perusahaan ini gudang terletak hanya bersebelahan dari perusahaan. Semua transaksi penjualan yang berkaitan dengan bagian gudang dapat terawasi dengan baik.

Potensi Fraud :           

1.      Potensi fraud yang terjadi di dalam bagian kasir :

·         Kesalahan dalam input data penjualan

Kesalahan tersebut tentunya dapat terjadi dikarenakan semua proses pencatatan maupun input data masih melalui proses secara manual.

·         Pembuatan nota penjualan palsu.

Nota palsu ini kemungkinan dapat terjadi dikarenakan tidak adanya system penomoran pada nota penjualan serta kurangnya manajemen pengawasan pada perusahaan. Hal ini tentunya dilakukan oleh pihak bagian kasir yang telah memanipulasi data ataupun ada kerjasama antara pihak bagian akuntansi dan bagian kasir guna memanipulasi data.

2.      Potensi fraud yang terjadi di dalam bagian gudang :

·         Pencurian barang yang dilakukan oleh pegawai

Walaupun letak gudang menjadi satu dengan toko akan tetapi tindak pencurian persediaan barang pada gudang kemungkinan besar dapat terjadi. Kemungkinan besar tindak pencurian barang ini dilakukan oleh oknum dalam perusahaan terutama pegawai bagian gudang. Dengan tidak adanya pencatatan ataupun penyimpanan slip penjualan pada bagian gudang hal ini kemungkinan dapat terjadi. Pada bagian gudang juga tidak terpasang cctv serta tidak adanya satpam di dalam perusahaan sangat mendukung adanya tindak pencurian barang tersebut.

3.      Potensi fraud yang terjadi di dalam bagian pengiriman :

·         Kesalahan pengiriman yang diakibatkan oleh salahnya pencatatan alamat konsumen.

Kesalahan didalam pengiriman barang kepada konsumen tentunya dapat terjadi pada transaksi penjualan. Hal ini dapat terjadi dikarenakan perusahaan kurang lengkap di dalam melakukan pencatatan data mengenai konsumen terutama pencatatan pada slip penjualan.

4.      Potensi fraud yang terjadi di dalam bagian akuntansi :

·         Kesalahan  terhadap pencatatan dalam pembukuan.

Kesalahan data pada pencatatan dalam pembukuan besar kemungkinan terjadi dikarenakan bagian akuntansi masih menggunakan proses manual dalam melakukan pencatatan data. Kesalahan ini bisa dimanfaatkan oleh karyawan bagian akuntansi untuk memanipulasi data. Tentunya manipulasi data tersebut dilakukan oleh karyawan bagian akuntansi guna mendapatkan keuntungan untuk dirinya sendiri.

Solusi terjadinya fraud :

1.      Meningkatkan pengawasan terhadap segala aktivitas bisnis di dalam perusahaan.

Pengawasan tersebut dapat dalam bentuk pengawasan secara internal oleh pemilik perusahaan. Selain itu tindak pengawasan juga dapat dilakukan dengan memantau segala keluar masuknya jumlah persediaan barang melalui pembukuan yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Untuk selanjutnya tindakan pengawasan juga dilakukan pada bagian gudang persediaan barang.

2.      Meningkatkan sistem pengamanan dengan penambahan satpam dan pemasangan cctv.

Di dalam perusahaan ini terdapat gudang yang menyatu dengan toko sehingga keamanannya kurang begitu diperhatikan sedangkan belum adanya petugas keamanan juga membuat semakin tingginya resiko tindak pencurian terjadi. Perusahaan atau toko ini bias menanggulangi hal tersebut dengan melakukan tindakan preventif yaitu dengan pemasangan cctv untuk setiap sudut pada toko tersebut. Dan untuk lebih baiknya toko tersebut seharusnya mempekerjakan seorang petugas keamanan guna mengurangi resiko tindak pencurian yang terjadi pada toko bahan bangunan tersebut.

3.      Melakukan rekonsiliasi terhadap pencatatan pada pembukuan dengan jumlah barang yang ada sesungguhnya.

Pada perusahaan ini terdapat tiga rangkap slip penjualan akan tetapi hanya dua rangkap saja yang disimpan oleh pihak perusahaan. Dua slip penjualan tersebut masing-masing didimpan oleh bagian kasir dan bagian akuntansi. Dari dua rangkap slip transaksi penjualan tersebut dapat dilakukan rekonsiliasi penjualan. Serta rekonsiliasi dapat dilakukan pula dengan pengecekan pencocokan persediaan barang dengan pencatatan pada pembukuan.

4.      Melakukan pencatatan data konsumen agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman barang.

Pihak perusahaan setidaknya melakukan pencatatan data tentang konsumen minimal mencantumkan data tentang konsumen pada slip penjualan. Dengan adanya input data mengenai konsumen maka akan pihak perusahaan akan dipermudah dalam aspek pengiriman barang. Untuk selanjutnya data tersebut juga dapat digunakan untuk mengirimkan promosi-promosi tentang perusahaan kepada konsumen.

5.      Melakukan sistem penomoran pada setiap transaksi terutama di dalam pencetakan slip penjualan. 

Penggunaan system penomoran pada setiap transaksi dapat memudahkan bagian akuntansi dalam pengecekan pada pembukuan. Dalam penomoran ini tentunya akan ada kode-kode tertentu untuk membedakan setiap transaksi. Dengan adanya pembedaan serta penomoran yang secara urut tersebut selanjutnya akan digunakan dalam proses pencatatan di dalam pembukuan. Dari catatan di pembukuan tersebut akan dihasilkan laporan keuangan setiap bulannya.

III.5      Analisis Kelengkapan Nota Penjualan

                                                              i.      Relevan

Di dalam hal ini tentunya nota penjualan sangat penting bagi konsumen dalam mempercayakan uangnya untuk bertransaksi di toko tersebut. Dari penelitian penulis di dapatkan suatu kepastian dalam pengambilan keputusan dari pihak konsumen sehingga melalui nota penjualan tersebut terdapat relevansi oleh pihak konsumen maupun pihak toko.

                                                           ii.      Handal

Menurut kami di dalam nota ini bisa terjadi suatu tindak kesalahan dikarenakan semua yang tercantum di dalam nota penjualan masih menggunakan sistem manual. Sehingga kehandalannya pun juga masih dipertanyakan.

                                                         iii.      Lengkap

Untuk segi kelengkapan di dalam nota penjualan tersebut sudah lumayan bagus. Di dalamnya mencantumkan nama konsumen, alamat konsumen, tanggal, jumlah barang, jenis barang, alamat toko, no telpon toko, dan cap toko.

                                                         iv.      Tepat waktu

Dalam segi ketepatan waktu untuk penggunaan nota penjualan ini masih kurang bagus dikarenakan barang yang dipesan oleh pihak konsumen belum tentu dapat langsung diterima oleh konsumen dikarenakan harus melalui proses pengiriman terlebih dahulu.

                                                            v.      Dapat dipahami

Nota penjualan ini dapat dipahami dengan mudah oleh pihak konsumen maupun oleh pihak toko.

                                                         vi.      Dapat diverifikasi

Untuk segi verifikasi masih terlalu lemah dikarenakan tidak tercantumnya nama kasir atau pun otoritas dari pihak toko yang bertanggung jawab atas segala pesanan dari pihak konsumen.

                                                       vii.      Dapat diakses

Dalam segi pengaksesan juga masih terlalu lemah dikarenakan semua proses masih menggunakan sistem secara manual. Sehingga akses untuk mengecek segala barang pesanan dari konsumen masih memerlukan waktu yang agak lama.

                                                    viii.      Penomoran

Di dalam nota penjualan ini tidak tercantum penomoran, yang dilakukan untuk mengecek kedalam laporan hanya berdasarkan tanggal pembelian saja. Fungsi dari penomoran itu sendiri adalah untuk mempermudah dalam setiap pengecekan barang melalui nota pembelian dan laporan keuangan sehingga apabila tidak terdapat nomor didalam nota tersebut maka akan  sangat berbahaya dan dapat menimbulkan fraud.

IV.        Kesimpulan dan Saran

            

             IV.1       Kesimpulan

Dari hasil analisis penjualan terhadap toko bangunan Pelita yang sudah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu ;

1.      Pengolahan data di toko bahan bangunan Pelita masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman.

2.      Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran-lembaran kertas.

3.      Tidak tercantumnya sistem penomoran untuk setiap nota penjualan yang diterbitkan oleh bagian kasir. Melainkan menggunakan sistem tanggal yang hal ini dapat menyebabkan ketidakpastian dalam pengecekan data.

IV.2    Saran

      Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak toko bangunan Pelita di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pemilik toko, yaitu ;

1.      Mulai diadakannya sistem penomoran untuk setiap transaksi penjualan terutama di dalam pencatatan nota penjualan.

2.      Pihak toko memulai untuk mencetak 5 rangkap nota penjualan untuk setiap transaksi penjualan. Rangkap pertama (putih) untuk konsumen, rangkap kedua (hijau) disimpan oleh bagian kasir, rangkap ketiga (biru) disimpan oleh bagian gudang, bagian keempat (kuning) disimpann oleh bagian pengiriman, sedangkan rangkap kelima (merah) disimpan oleh bagian akuntansi. Jadi setiap divisi di dalam perusahaan menyimpann masing-masing satu slip penjualan sehingga nantinya perusahaan akan mudah dalam pengecekan data.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap melalui saran yang diusulkan tersebut dapat membantu dalam proses pencatatan data maupun segala proses keuangan di dalam toko bahan bangunan pelita. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan oleh pemilik toko bagi kemajuan toko bahan bangunan Pelita.